Checklista: Så skriver du en bra uppdragsbeskrivning

Kvinna skriver på dator.

Vem som helst kan skriva en uppdragsbeskrivning. Eller? När du tänkt hyra in en konsult till ett uppdrag vet du antagligen på ett ungefär vad du söker och vad uppdraget går ut på, men att faktiskt formulera dig på ett sätt som gör att du också träffar rätt är inte lika lätt. Vi har därför satt ihop en checklista med punkter som du bör se över i en uppdragsbeskrivning som kommer att hjälpa dig nästa gång du letar efter en ny konsult.

- Beskrivning

En kort men välformulerad beskrivning av uppdraget och vad det går ut på är grunden för en bra uppdragsbeskrivning. Nämn vad uppdraget går ut på, och om personen som eftersöks ska vara en del av ett befintligt team – nämn i sådana fall storleken på gruppen. Vissa kandidater trivs bra i större grupper medan andra föredrar att arbeta solo. 

Ju tydligare du är desto större sannolikhet att rätt person uppmärksammar och söker uppdraget. Ju mer kunskap du presenterar om företaget och uppdraget i sig, desto bättre. 

- Tydlighet

Det ska vara enkelt att utläsa vad som eftersöks. Den som läser uppdragsbeskrivningen måste förstå vad du behöver hjälp med direkt. Såväl uppdraget i sig som ditt behov måste alltså vara väldefinierat. Ett misstag  många gör i sina uppdragsbeskrivningar är att tydligt definiera vad företaget jobbar med i stort utan att egentligen lyfta behovet.

- Vem riktar sig annonsen till?

Glöm inte bort att målgruppen inte bara är konsulter utan även konsultchefer. Lägg det därför på en rimlig nivå och tänk på att exempelvis inte göra beskrivningen för tekniskt komplex. Om det är en konsultchef som läser kommer denne inte att ha samma detaljkunskap som intresserade konsulter. 

- Omfattning och uppdragslängd

Definiera om det gäller heltidsarbete eller procentuell omfattning, samt under hur lång tid uppdraget beräknas pågå. Om det inte är fastställt från er sida, var tydlig med detta.

- Erfarenhet

Du bör vara försiktig med att beskriva antalet år av erfarenhet konsulten du vill hyra in bör ha. Det blir allt mindre relevant idag. Många söker överkvalificerad kandidater, men det kan resultera i att personen i fråga inte kommer att känna sig tillräckligt utmanad och motiverad i uppdraget. Försök därför komma fram till vilken nivå uppdraget ligger på för att både du och konsulten ska bli nöjda. Istället för år av erfarenhet kan du vara tydlig med att du söker någon som arbetat i en viss typ av projekt.

Förkunskaper spelar givetvis stor roll, men de personliga förmågorna är minst lika viktiga. Det är ofta mer värdefullt att hitta någon som lär sig snabbt och är nyfiken än någon med lång erfarenhet. Jämför exempelvis en senior konsult som arbetat i 15 år mot en junior konsult som varit verksam i 4 år. Givetvis har den seniora konsulten fler år på pappret, men den juniora konsulten kanske har en mer framträdande kognitiv förmåga och kommer därmed lära sig snabbt och vara mer driven och motiverad.

- Soft skills

Även om du inte behöver gå in på alla mjuka värden personen du söker bör ha, är det bra att ge en fingervisning om de viktigaste soft skills personen bör ha. Handlar det exempelvis om ett jobb som projektledare är viktiga soft skills att kunna kommunicera och jobba mot tighta deadlines. I andra roller kanske ledarskap är viktigare att lyfta. Om du ska ersätta en person som fungerat bra i en roll kan du nämna detta och därmed lyfta dennes soft skills. 

- Gapa inte efter för mycket

Konsulten du vill hyra in ska vara ung, hungrig, smart och samtidigt ha arbetat i 40 år. Den personen blir svår att hitta. För att lyckas måste du se över och definiera det direkta behovet, något du antingen kan göra själv eller ta hjälp av en konsultförmedlare för att göra. 

- Återanvänd aldrig en gammal uppdragsbeskrivning

Att använda en gammal uppdragsbeskrivning och bara ändra någon bokstav här och där är aldrig en bra idé. Du erhåller ett mycket bättre resultat om du lägger tid och energi på att säkerställa att uppdragsbeskrivningen verkligen är tonsättande för uppdraget i fråga.

Ser du över samtliga av dessa punkter är du en bra bit på vägen mot att på ett mer effektivt sätt leta nya talanger och hyra in konsulter! Ett sista tips på vägen: för att ytterligare stärka chanserna att få konsulter intresserade av ditt företag rekommenderar vi att ni arbetar medvetet med employer branding vilket du kan läsa om här.

Guide: Behöver du resursförstärkning?  Så fungerar det att anlita en konsultförmedlare Hämta guiden!