VMS

7 vanliga problem med att hantera konsultinköp manuellt

kvinna vid dator

Använder du dig av ett VMS-system idag eller hanterar ni era konsultinköp manuellt inom företaget? Det finns en rad problem som kan uppstå vid manuell hantering. Här lyfter vi de vanligaste problemen och tipsar om fördelarna med att automatisera processen.

Det är förhållandevis många större organisationer som fortsätter att hantera sina konsultinköp helt manuellt idag, utan att ta hänsyn till vilka problem och utmaningar det kan medföra. För företag som hanterar runt 100 konsulter om året blir det snabbt omöjligt att försöka bibehålla en överblick och samordnade rutiner för alla inblandade. I förlängningen kan detta innebära större konsekvenser för hela företaget.

1. Brist på kontroll

Det finns ingen centraliserad koll eller kontroll över konsultinköpen i företaget. Alla skjuter från höften och gör på sitt sätt när behovet uppstår. För att ni ska åstadkomma en kostnadseffektiv process är det viktigt att ha en tydlig inköpsstrategi på plats, som organisationen förstår och efterlever. 

2. Ingen transparens och överblick

Det är svårt att följa upp vem som gjort vad och när, då manuella processer vanligen använder flera olika stödverktyg såsom Excel och Outlook. Ingenting dokumenteras. Det kan resultera i en kontinuerlig ojämnhet i inköpen när du exempelvis inte har någon aning om vad konsulterna kostar från år till år. Eller har du beställare som frångår den befintliga processen för konsulthanteringen, vilket kan medföra problem såsom att konsulter påbörjar arbeta utan kontrakt.

3. Konkurrensutsättning missas

Leverantörerna utvärderas och konkurrensutsätts sällan. Har du många separata avtal med olika konsultbolag är det svårt att jämföra dem. Förfrågningarna utgår istället ofta från magkänsla och top-of-mind snarare än relevans, kostnad och kvalitet.

Läs mer om hur vi på Ework arbetar säkerställer en kostnadseffektiv konsulthantering genom bland annat konkurrensutsättning.

4. Säkerheten glöms bort

Det finns ingen samlad säkerhetsrutin. Att sköta företagets konsultinköp via Excel och Outlook följer inte reglerna inom GDPR, och personuppgifter hanteras ofta osäkert.

5. Ingen röd tråd

Det saknas samband mellan relevanta steg i processen. Ett konsultinköp behöver ofta ske snabbt, vilket gör att många administrativa saker kan hamna på efterkälken såsom upprättande av sekretessavtal, kontroll av försäkringar eller koppling mellan kontrakt och tidrapport. Detta medför bristande kontroll över hela kedjan.

6.Tidskrävande administration

För att skapa ett kontrakt behöver du information från en mängd olika platser, vilket även det kräver massa onödig administration för att lokalisera och knyta samman.

7. Marknadsöversikt saknas

Många har en generellt sett även en dålig koll på marknaden. Du väljer samma leverantörer du alltid gjort och missar därför möjligheterna till bättre matchningar utanför den närmaste kända kretsen. Det finns även en överhängande risk att du betalar överpriser för de tillsatta konsulterna om du inte kontinuerligt ser över marknadspriserna.

Lästips: 4 saker att tänka på när du letar efter ett VMS-system

Så kan ett VMS-system hjälpa dig

Den bästa lösningen för att undvika dessa problem som uppstår vid manuell hantering är att automatisera dina konsultinköp i ett Vendor Management System (VMS). Ett system som centraliserar alla processer från de första förfrågningarna till offboarding. Tack vare förifyllda mallar som man vanligtvis avropar inom kan man sedan komplettera med nödvändig information och sedan skicka iväg förfrågan för godkännande och attest. Det går även att attestera i VMS:et och senare hantera kontrakt, avtal, tidrapportering och uppföljning.

Eworks guide till VMS  – för dig som vill hitta rätt inköpssystem för konsulter Hämta guiden!

Verama – där talang och talangjagare möts

Eworks egenutvecklade VMS-system Verama är en modern helhetslösning för att hantera ditt konsultbehov, oavsett storlek, och vi sköter allt i systemet åt dig. Du får många fördelar genom vår starka position på konsultmarknaden med långvariga kundrelationer i kombination med Sveriges största nätverk av konsulter i Verama Marketplace, som är integrerat med VMS:et. Det är lätt att skicka ut förfrågningar och hantera direct sourcing i systemet och du får tillgång till rapporter över marknadstrender för konsulter med mera. Hör av dig om du vill veta mer om vårt VMS.