Praca zdalna – przywilej czy konieczność?

Rzeczywistość, w jakiej przyszło nam się poruszać w ostatnich miesiącach, była na pewno zaskoczeniem dla wielu z nas, gdyż niełatwo było z wyprzedzeniem przyjąć taki scenariusz jako możliwy do spełnienia. Nie chcąc użyć wyrażenia, że było to problemem czy zadaniem z serii tych trudnych, przyjmijmy, że było wyzwaniem. Wyzwaniem nie tylko z uwagi na konieczność przeorganizowania porządku dnia codziennego, przebywania non-stop z domownikami i izolacji od świata zewnętrznego. Wiele firm zderzyło się z problemami z pogranicza natury technicznej i wydolnościowej swoich systemów. Wymusiło to przełączenie się na tryb proaktywności i poszukiwania rozwiązań, co powinno, w dłuższej perspektywie, przełożyć się – o ile nie na wymierne wyniki – to na jakość i polepszenie funkcjonowania firm. Mieliśmy (i w wielu przypadkach nadal mamy) możliwość zasmakowania przez tak wielu pożądanej dotąd opcji pracy w trybie Home Office. Z uwagi na to, że aktualnie doświadczamy globalnej transformacji myślenia, odbioru pracy zdalnej i  załatwiania wielu spraw bez konieczności wychodzenia z domu, warto wiedzieć jakie obszary i punkty będą istotne w kontekście umożliwienia pracy poza biurem, która na pewno nie będzie już tak demonizowana przez pracodawców po oficjalnym powrocie do biur. Niemniej zapewne niejeden szef firmy zadaje sobie pytanie z cyklu: Nie, kiedy przywrócić pracę w biurze, tylko po co...?

Komunikacja

Komunikacja, czyli sztuka efektywnego przekazania treści i poprawnego ich odkodowania. To podstawa każdej relacji. Aby uniknąć nieporozumień i błędnych interpretacji, komunikaty, które wysyłamy, powinny być precyzyjne i zwięzłe, bez zbędnych treści mogących zaburzać ich odbiór, ale jednocześnie nie być pozbawione przemyślanej zawartości. Wychodząc od ogółu: na samym początku ustalmy częstość i formę komunikowania w organizacji z poszczególnymi osobami/działami. Wszystko z myślą o uporządkowanych statusach i organizacyjnie przewidywalnym schemacie dnia.

Przechodząc do szczegółu: precyzujmy swoje zamiary (klasyczne: co, kto, kiedy, gdzie, dlaczego, jak?). Chodzi na przykład o uniknięcie sytuacji, w której ktoś spodziewa się telefonu, a otrzyma wiadomość na komunikatorze online albo dostanie maila. Warto też osadzać działania w czasie, a także artykułować ważność komunikatów podkreślając czy dane tematy są mniej lub bardziej niecierpiące zwłoki. Dzięki temu wszyscy zainteresowani – niezależnie od tego gdzie się znajdują – będą mieli dostęp do ważnych informacji, jak również znając priorytety będą w stanie ułożyć sobie w głowie plan działania na najbliższy czas.

Z technicznego punktu widzenia, myśląc o komunikacji, warto doprecyzowywać z odbiorcą lub grupą odbiorców optymalne medium, w zależności od potrzeb lub wymagań:

- wideokonferencja (potrzebny dostęp do komunikatora wideo, np. Skype ze sprawną kamerką)

- komunikator: np. Hangouts, Microsoft Teams

- e-mail

- połączenie telefoniczne

- narzędzia do zarządzania projektami: Nozbe, Trello, Asana, Jira

- raport online (aktualizacja informacji w udostępnionych wielu osobom plikach na serwerze)

Jeśli zdecydujemy się na komunikator, warto zadbać, aby umożliwiał on rozmowy indywidualne, jak również tworzenie grup. Zweryfikujmy czy da się go zainstalować na urządzeniach z różnymi systemami operacyjnymi.

I choć nie zawsze proces komunikacji podczas pracy zdalnej przebiega bezbłędnie i bez przeszkód ,to jednak warto próbować: https://www.youtube.com/watch?v=s18KtuivgUc

Dobór kanału komunikacji

Niejako kontynuacja powyższego punktu. Praca zdalna zawęża możliwości przekazania informacji o 1 bardzo ważny kanał, czyli spotkanie „na żywo”, który często podnosi ważność komunikatu. Warto zastanowić się nad doborem formy przekazywania treści – telekonferencja, rozmowa telefoniczna, czat czy może zwykły SMS. Tematy, które z naszej perspektywy wymagają poświęcenia dłuższej, niż wymiana 2 zdań, uwagi, warto zaanonsować z wyprzedzeniem, zanim zaczniemy wdzwaniać kogoś na konferencję. Część osób udostępnia możliwość podejrzenia swoich kalendarzy służbowych.

W przypadku wątpliwości który kanał komunikacji wybrać, pomocne może okazać się odwrócenie sytuacji i odpowiedź na pytanie: W jaki sposób – będąc na miejscu drugiej osoby – chciałabym/-bym, żeby zakomunikowano mi wiadomość, którą mamy do przekazania. Nie mniej istotny będzie czas, w którym chcemy wysłać komunikat. O ile nie jesteśmy w stanie wyczuć gorszych lub lepszych momentów z obszaru sfery prywatnej (jeśli nie jest nam ujawniona), o tyle ogólne wyczucie sytuacji jest bardzo wskazane. Wiedząc na przykład, że druga strona pracuje nad ważnym projektem i robi wszystko, aby zdążyć w określonym terminie, nie będziemy pytać o plany urlopowe czy nawiązywać do tematów, które spokojnie są w stanie poczekać na ich podjęcie za jakiś czas.

Samodyscyplina

Inaczej samokontrola, czyli umiejętność kontrolowania swoich emocji i zachowań. To podstawowy warunek osiągania celów nie tylko w sferze służbowej. Samodyscyplina nie jest wrodzona, można się jej nauczyć, szlifować i tym samym rozwijać w sobie dobre nawyki. Test naszej samodyscypliny pojawił się wraz z dostępem do pracy zdalnej, za którą kryje się spora elastyczność działań.

Okazało się, że:

- można pospać dłużej i nie tracić czasu na dojazd do pracy, szczególnie w korku

- nie trzeba przykładać aż tak dużej dbałości do firmowego dress-code’u

- można być w domu – swojej prywatnej przestrzeni, gdzie samodzielnie ustalamy reguły gry

- można mieć więcej czasu po pracy

Powyższe punkty mogły u niektórych osób przyczynić się do obniżenia motywacji do działania i osłabienia samodyscypliny. W środowisku domowym jesteśmy narażeni na domowe rozpraszacze uwagi i pożeracze czasu, do tego dochodzi prokrastynacja, czyli odkładanie tematów na bliżej nie określone „później” oraz świadomość, że przecież „nikt” nas nie widzi. Na początek istotne jest uświadomienie sobie obecności ww. czynników osłabiających samodyscyplinę w pracy zdalnej.

Co może przyczynić się do lepszej kontroli naszych działań w czasie pracy?

  1. Jasne zasady dla domowników precyzujące nasze potrzeby dot. pracy Home office (cisza w czasie telekonferencji, wolny pokój, brak bodźców zewnętrznych).
  2. Planowanie dnia pracy np. w formie uporządkowanej listy zadań czy harmonogramu. Chaos jest mocno demotywujący.
  3. Ustalenie godzin pracy i egzekwowanie przerw. Dla własnego komfortu psychicznego.
  4. Zadaniowość. Odhaczanie już osiągniętych celów i zrealizowanych zadań.
  5. Trzymanie się wcześniej ustalonych zasad.
  6. Nie skupianie się na prywatnych sprawach i rozmowach w czasie pracy.

Nagroda za osiągnięcie określonej liczby celów w wyznaczonym wcześniej czasie 😊

Przepływ i dostępność plików

Sprowadza się do skutecznego poinformowania współpracowników o lokalizacji plików. Warto upewnić się, że do wszystkich niezbędnych miejsc będziemy mieli uprawnienia i swobodny dostęp, możliwość pobrania i edycji, jeśli są wymagane. Nie bez znaczenia będzie znajomość przez wszystkich członków zespołu systematyki nazewnictwa plików w przypadku ich nadpisywania bądź tworzenia na ich podstawie nowych dokumentów. Z pewnością ograniczy to niepewność w poruszaniu się w zbiorze plików.

Update & feedback 

Ważna para pojęć – szczególnie w kontekście pracy zdalniej, gdzie pozornie mamy utrudniony dostęp do ciągłych kontaktów z zespołem. Niezależnie od roli jaką pełnimy w grupie, w przestrzeni służbowej powinniśmy zarówno otrzymywać, jak i dawać feedback i aktualizować służbowe informacje. Update w strukturze firmy może mieć 3 oblicza:

  1. Aktualizacja informacji o sytuacji finansowej i biznesowej firmy. Ogranicza to niepewność i nerwowość w zespole szczególnie w aktualnie nie do końca pewnych czasach. Dobrze poinformowany pracownik nie będzie przeznaczać czasu na szukanie na własną rękę odpowiedzi na nurtujące go pytania. Dobry i rzetelny update wzmaga poczucie więzi z pracodawcą i zwiększa lojalność pracownika.
  2. Aktualizacja postępu prac w otwartych projektach. Zarządzanie projektami i niezakłócona realizacja prac opierają się m.in. na bieżącym informowaniu pozostałych członków zespołu o postępach i zmianach. Ludzie oczekują feedbacków, nawet jeśli ograniczają się one do krótkiego „ok”. Warto o tym pamiętać, aby nie trzymać w niepewności i dezinformacji innych zainteresowanych. Informacje zwrotne są elementem, który podnosi efektywność zespołu i pozwala na jego właściwy rozwój. Dzięki update’om powstaje większe zaufanie wewnętrz zespołu i poczucie, że każdy z współpracowników poważnie podchodzi do zadań, za które jest odpowiedzialny.
  3. Feedback personalny. Indywidualna ocena pracy i starań pracownika. W czasie pracy zdalnej mamy ograniczoną możliwość odbierania reakcji otoczenia na nasz wkład w życie firmy. Częstszy (niż np. kwartalny) feedback potrafi odpowiednio zmotywować i utwierdzić w przekonaniu, że dobrze wykonujemy swoje zadania lub pozwala doprecyzować obszary wymagające bardziej wytężonej pracy. Umiejętnie przekazany feedback – pozytywny czy też negatywny – to często źródło inspiracji i motywacji do dalszych starań.
Olga Dewódzka

Olga Dewódzka

Business Operations Partner

Udostępnij