Manuaalisen konsulttihankinnan 7 yleisintä ongelmaa

By Ework Group, 17. lokakuuta 2021

4 MIN READ

anpassa-ditt-cv-till-dromuppdraget

Käytätkö tällä hetkellä VMS-järjestelmää vai tehdäänkö yrityksessäsi konsultoinnin hankintaa ”manuaalisesti” eli ilman systemaattista järjestelmää? Manuaalinen hankinta voi aiheuttaa monenlaisia ongelmia. Listaamme tässä yleisimmät ja kerromme hankintaprosessin automatisoinnin eduista.

Aika moni isokin organisaatio hoitaa edelleen konsultointihankintansa täysin manuaalisesti huolimatta prosessiin liittyvistä ongelmista ja haasteista. Noin 100 konsulttia vuodessa käyttävä yritys ei pysty nopeasti hahmottamaan hankintojensa kokonaisuutta eikä yhtenäistämään henkilöstön hankintakäytäntöjä, kun prosessi hoidetaan manuaalisesti. Pitkällä aikavälillä tästä voi olla merkittäviä seurauksia koko yritykselle.

1. Heikko hallinta

Konsulttien hankintaa ei valvota eikä seurata yrityksessä. Hankintaa tehdään satunnaisesti ja vaihtelevin periaattein, kun konsultin tarvetta ilmenee. Kustannustehokkaan prosessin luomiseksi on tärkeää olla selkeä hankintastrategia, jonka organisaatio ymmärtää ja jota se noudattaa.

2. Huono läpinäkyvyys ja kokonaiskuva

On vaikeaa seurata, kuka tekee mitä ja milloin, koska manuaalisessa prosessissa käytetään monia erilaisia tukiohjelmistoja, kuten Exceliä ja Outlookia. Mitään ei varsinaisesti dokumentoida. Tämä voi johtaa suureen vaihteluun hankinnoissa, kun ei esimerkiksi tiedetä, kuinka paljon rahaa konsultointiin on käytetty vuosittain. Jotkut asiakkaat voivat poiketa vallitsevasta konsultointikäytännöstä, minkä seurauksena konsultti voi päästä aloittamaan työn ilman sopimusta, mikä voi johtaa myöhempiin ongelmiin.

3. Heikommat kilpailutusmahdollisuudet

Konsultoinnin toimittajia arvioidaan ja kilpailutetaan harvemmin. Jos yrityksellä on useita sopimuksia eri konsultointiyritysten kanssa, niitä on vaikeaa verrata, jos vertailukelpoisia tietoja ei ole syötetty keskitettyyn järjestelmään. Tarjouspyynnöt perustuvat usein satunnaiseen arvioon ja ”fiilikseen” eivätkä dokumentoituun osuvuuteen, hintaan tai laatuun.

4. Turvallisuus unohtuu

Hankintaprosessiin ei liity johdonmukaisia ja säännöllisiä turvatoimia. Jos yritys hallinnoi konsultointihankintojaan Excelin ja Outlookin avulla, se ei välttämättä noudata GDPR-asetusta eikä henkilötietoja ole suojattu asianmukaisesti.

5. Punainen lanka puuttuu

Hankintaprosessin vaiheet eivät ole yhteydessä toisiinsa. Konsultti hankitaan usein kiireellä, minkä vuoksi ei ehkä ehditä ajoissa huolehtia hallinnollisista toimista, salassapitosopimuksista, vakuutuksista ja sopimuksen ja tuntiraporttien yhdistämisestä. Tämä tarkoittaa, ettei koko toimitusketju ole tilaajan hallinnassa.

6. Hallinto vie aikaa

Sopimuksen laatimiseksi tarvitaan monia eri tietoja eri lähteistä, ja niiden etsimiseen ja linkittämiseen kuluu paljon aikaa.

7. Markkina ei hahmotu

Monilla organisaatioilla on heikko ymmärrys konsultointimarkkinasta. Valitaan aina samat toimittajat ja menetetään siten mahdollisuudet sopivampiin ammattilaisiin, joita voi löytyä lähipiirin ulkopuolelta. Jos markkinahinnat eivät ole tiedossa, on lisäksi iso riski joutua maksamaan ylihintaa vakituisista konsulteista.

Näin VMS-järjestelmä voi auttaa organisaatiotasi

Paras ratkaisu manuaalisen prosessin seurauksena ilmeneviin ongelmiin tai niiden välttämiseen on konsulttihankinnan automatisointi Vendor Management System (VMS) -järjestelmällä. VMS keskittää konsulttien hankinnan kaikki prosessit ensimmäisistä tiedusteluista toimeksiannon päättämiseen. Järjestelmän valmiisiin pohjiin täytetään tarvittavat tiedot, ja pyynnöt lähetetään hyväksyttäviksi ja vahvistettaviksi. Vahvistamisen voi tehdä VMS:ssä ja tuottaa tämän perusteella myöhemmin konsulttisopimuksen, tilauksen, tuntiraportoinnin ja seurannan.

Osaaminen ja sen tarvitsijat kohtaavat Veramassa

Eworkin itse kehittämä VMS-järjestelmä Verama on moderni kokonaisratkaisu kaikenkokoisen konsulttitarpeen käsittelyyn, ja toimitamme järjestelmän täysin käyttövalmiina. Saat paljon etua vahvasta asemastamme konsulttimarkkinoilla, pitkäaikaisista asiakassuhteistamme sekä yhteistyöstä Ruotsin suurimman konsulttiverkoston kanssa Veramaan integroidulla Verama Marketplace -alustalla. Järjestelmän kautta on helppo lähettää tiedusteluja ja käsitellä hankintaa sekä hyödyntää raportteja konsultteihin liittyvistä ja muista markkinatrendeistä. Ota meihin yhteys, jos haluat lisätietoja VMS-järjestelmästämme.